Dienstplan erstellen: Anleitung für Schweizer KMU

1. Stammdaten erfassen

Bevor Sie die erste Woche planen, brauchen Sie eine saubere Basis: Mitarbeitende, Pensum, Verfügbarkeiten, Standorte und Dienstvorlagen (Früh, Spät, Ganztag). Je klarer diese Daten, desto schneller geht die laufende Planung.

2. Woche strukturieren

Planen Sie zuerst die Tage mit höchstem Personalbedarf – etwa Samstag im Detailhandel oder Freitagabend in der Gastronomie. Prüfen Sie Mindestbesetzung pro Schicht und markieren Sie offene Lücken, bevor Sie Anträge bearbeiten.

3. Wünsche und Ferien einbeziehen

Ferien- und Absenzwünsche gehören in denselben Prozess wie der Schichtplan – nicht in separate Chats. So sehen Sie Konflikte früh und können fair entscheiden.

4. Plan veröffentlichen und kommunizieren

Ein Plan hilft nur, wenn alle ihn kennen. Veröffentlichen Sie den Wochenplan zentral – idealerweise so, dass Mitarbeitende ihn mobil abrufen können, ohne PDFs weiterzuleiten.

Wann lohnt sich Dienstplan-Software?

Ab etwa fünf Mitarbeitenden steigt der Aufwand mit Excel spürbar. Eine Cloud-Lösung wie easyplan verbindet Schichtplan, Ferien und Zeitsaldo – ab CHF 2.90 pro Mitarbeiter und Monat.

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